Kuidas teha kuluaruannet?

Käes on kuu lõpp, ostsid ettevõttesse lambipirne, kohvi, piima ja 3 pakki paberit ning nüüd palub raamatupidaja, et teeksid kuluaruande. Aga Sul pole õrna aimugi, mis see on ja kuidas seda kokku panna? Järgnevalt annamegi sellest ülevaate!

Kuluaruande all mõistab raamatupidaja üldiselt seda, et Sa sisestad ühte Excel-tabelisse kõik oma kuu aja jooksul ettevõttesse tehtud ostud, kinnitad sinna juurde ka kõik tšekid ja edastad selle raamatupidajale. See on siis lihtne versioon asjast. Erinevates ettevõtetes võib asi aga tegelikkuses käia üpris erinevalt, seega kindluse mõttes küsi julgelt raamatupidajalt täpsustavaid küsimusi.

Järgnevalt kirjeldame kuluaruande esitamist juhul, kui esitada on vaja rohkem kui 1-2 tšekki:

1. Alustuseks peavad Sul olemas oleme kõik kuludokumendid, mille kohta soovid aruannet teha. Eestis võivad nad olla ka pildi kujul (pilt on taasesitatav kuju).

2. Seejärel tuleb need kuludokumendid ära sorteerida:

• Kui teed kuluaruannet ainult endale, siis saad selle punkti vahele jätta. Kui teed aruannet mitmele inimesele, siis sorteeri iga inimese kuludokumendid eraldi;
• Seejärel sorteeri tšekid makseviisi järgi, jaga dokumendid kaheks (mitme isiku puhul siis iga inimese jaoks kaks kuhja):
• eraldi tuleb panna kuludokumendid, mis on makstud ettevõtte vahenditest (ettevõtte kaart, kassas oleva sularahaga või ülekandega). Nende puhul peab olema olemas kuludokument selleks, et oleks näha, milliseid tooteid on ettevõtte vahenditest ostetud.
• Teise hunnikusse pane kulud, mille oled maksnud enda isiklikest vahenditest ja mille osas soovid saada ettevõttelt tagasimakset. See annab selge ülevaate raamatupidajale, millise summa peab ettevõte aruande esitajale tagasi maksma ja millise summa eest on aruande esitaja ettevõtte vahendeid kasutanud.
• Nüüd tuleb need kuludokumendid veel ära jagada erinevate kululiikide vahel. Põhilised kululiigid mida kasutada on sõiduauto, transport, esinduskulu, majanduskulu, majutuskulu ja muu kulu. Täpsemalt kululiikide kohta saab lugeda siit.

3.Kui see on tehtud, tuleb alustada digiteerimisega, ehk andmete välja lugemise ja tabelisse sisestamisega. Kõigepealt tuleb valida endale sobiv töövahend, selleks võib olla näiteks Excel, Google sheets või siis lihtsalt tavaline paber. Näidisaruande saad alla laadida SIIT!

Igalt kuludokumendilt tuleks välja lugeda järgnev informatsioon: hankija nimi, kuupäev, dokumendi number, valuuta, summa, neto ja käibemaksu summa. Soovituslik on juurde lisada ka veel väike kommentaar, nii on raamatupidajal lihtsam aru saada, mida täpselt on ostetud.

Selline näeb välja üks Excelis tehtud kuluaruanne:

4. Kui tabel koos, lisa sellele juurde ka kuludokumendid. Osad ettevõtted soovivad, et tšekid oleksid täies ulatuses eraldiseisva(te)le paberi(te)le kleebitud, teistele sobib ka kuludokumentide klambiga väljaprinditud aruande juurde kinnitamine. Samuti on variandiks esitada aruanne koos piltidega ühes virtuaalses kaustas, saates siis selle kas meiliga või laadides selle ettevõtte ühiskettale.

Kui eelpool välja toodud viis tundub ajamahukas ja ehk isegi veidi tüütu, siis pakub CostPocket digitaalset kuluaruannete koostamist, mida saad jooksvalt teha ja mis teeb aruande sinu eest valmis. Sina teed äpiga igast oma tšekist pildi, CostPocket digiteerib selle ja saadab otse raamatupidamisprogrammi. Nii on ka raamatupidajal jooksvalt kulutustest ülevaade olemas. Kuu lõpus potsatab aruanne sulle PDF ja CSV kujul automaatselt postkasti ilma, et Sa selle nimel ise vaeva nägema peaks!